Wie lange sollte ein #bookupDE-Treffen dauern?

Als guter Rahmen hatten sich etwa anderthalb Stunden erwiesen. Das reichte für eine Begrüßung, eine kurze Vorstellungsrunde, das eigentliche Programm wie Buchvorstellungen oder einen Blick hinter die Kulissen und Zeit zum Stöbern und Gespräch. Wichtig war, die Dauer schon in der Einladung zu nennen, damit die Teilnehmenden ihre Anreise und den restlichen Tag planen konnten.

Wie viele Teilnehmer braucht ein #bookupDE?

Eine feste Mindestzahl gab es nicht. Beim Verlag arsEdition kamen rund 50 Gäste, in der Stadtbücherei Hilden etwa zehn, und beide Treffen galten als gelungen. Entscheidender als die Zahl war, dass unter den Gästen mehrere Menschen waren, die in sozialen Netzwerken aktiv sind und live berichten. Ein einzelner Onliner allein macht noch kein #bookupDE, weil dann die Reichweite im Netz fehlt, von der das Format lebt.

Wie früh sollte ein #bookupDE angekündigt werden?

Bewährt hatte sich ein zweistufiges Vorgehen. Zuerst wurde nur das Datum ohne Details früh in der Facebook-Gruppe genannt, damit sich andere Treffen nicht überschneiden und Interessierte den Termin vormerken konnten. Spätestens zwei, höchstens vier Wochen vorher folgte die eigentliche Veranstaltung mit Programm, Ort und Uhrzeit, die dann auch auf der eigenen Seite, im Blog und in anderen Netzwerken geteilt wurde.

#bookupDE organisieren: Tipps für Gastgeber und Onliner

Ein Streifen Malerkrepp, ein dicker Filzstift und ein ausgedrucktes Blatt mit dem Hashtag #bookupDE an gut sichtbarer Stelle: Mit so wenig Material begann der praktische Teil vieler Treffen, bei denen sich Buchbegeisterte in Buchhandlungen, Verlagen und Bibliotheken versammelten. Bis Anfang 2015 hatten bereits rund 30 solcher Treffen stattgefunden, und aus den Erfahrungen ließ sich ablesen, was ein #bookupDE gelingen lässt und wo das Format an seine Grenzen stößt.

Der passende Ort

Als Gastgeber kamen Buchhandlungen, Verlage, Bibliotheken und andere Orte rund um das Buch infrage. Drei Voraussetzungen hatten sich als hilfreich erwiesen. Der Gastgeber sollte mindestens einen aktiven und aktuellen Kanal in sozialen Netzwerken betreiben, meist Facebook oder Twitter, und eine eigene Website haben. Er sollte online wie offline gut vernetzt sein, damit sich schnell Interessierte fanden. Und der Ort sollte möglichst gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein, weil viele Teilnehmende aus anderen Stadtteilen oder Nachbarstädten anreisten.

Zu zweit organisiert es sich leichter

Besonders gut funktionierten Treffen, die ein Tandem vorbereitete: der Gastgeber vor Ort und eine Person, die in sozialen Netzwerken aktiv ist und als Multiplikator wirkt. Eine Buchhandlung, die ein #bookupDE ausrichten wollte, suchte sich dafür eine engagierte Onlinerin aus der Region. Umgekehrt konnte jemand, der eine bestimmte Buchhandlung für ideal hielt, dort anfragen.

Der Vorteil liegt auf der Hand. Zwei Absender erreichen mehr Menschen als einer, und sie sprechen unterschiedliche Kreise an – die Stammkundschaft der Buchhandlung auf der einen, die Netzgemeinde auf der anderen Seite.

Die erste Planung

Wer ein Treffen plante, trat zunächst der #bookupDE-Gruppe auf Facebook bei, die Ende 2014 knapp 700 Mitglieder aus ganz Deutschland hatte. Dort ließen sich Erfahrungen austauschen, Veranstaltungen ankündigen und Interessierte finden.

Danach stand die Frage, was den Gästen geboten werden sollte. Beliebt waren eine Öffnung außerhalb der Geschäftszeiten, ein Blick hinter die Kulissen, etwa ins Lager, in die Herstellung oder in ein Illustratorenatelier, und persönliche Buchempfehlungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Den Termin legte das Organisationsteam gemeinsam fest; bei Unsicherheit ließ er sich auch in der Gruppe zur Diskussion stellen.

Die Einladung

Früh angekündigt wurde nur das Datum, damit sich Treffen in derselben Region nicht überschnitten. Zwei bis vier Wochen vorher folgte die ausführliche Veranstaltung mit Programm und Zeitrahmen, die sich dann auf der Seite des Gastgebers, im eigenen Blog und über den Twitter-Account von #bookupDE weiterverbreiten ließ. Wichtig war eine klare zeitliche Begrenzung; anderthalb Stunden hatten sich als guter Rahmen erwiesen.

Zusätzlich lohnte es sich, gezielt Menschen aus dem Umfeld des Gastgebers anzusprechen, die auf Twitter, Facebook oder Instagram aktiv sind. Je mehr von ihnen kamen, desto lebendiger wurde das Treffen im Netz. In der Einladung selbst tauchte fast immer derselbe Kern auf: Eingeladen sind alle, die Bücher lieben und sich in sozialen Netzwerken bewegen, und das Motto lautet „Handy RAUS! statt Handy aus.“ Aufgeschlossene Gäste ohne Smartphone waren trotzdem willkommen.

Am Tag des Treffens

Für den Tag selbst hatte sich eine kurze Checkliste bewährt:

Getränke und etwas zum Knabbern bereitstellen
den Hashtag #bookupDE ausdrucken und gut sichtbar aufhängen
die eigenen Social-Media-Kanäle auf einem Zettel oder Plakat zusammenstellen
die Teilnehmerliste bereithalten und Absagen prüfen
wenn möglich einen WLAN-Gastzugang einrichten
Malerkrepp und Stifte für Namensschilder hinlegen, dazu ein Plakat für die Nutzernamen

Der WLAN-Zugang war dabei mehr als eine Nettigkeit. Wo die Gäste nicht auf ihr eigenes Datenvolumen angewiesen waren, erschienen deutlich mehr Beiträge im Netz.

Der Ablauf

Zu Beginn begrüßte der Gastgeber die Runde, erklärte das Motto und nannte noch einmal den Hashtag. Danach stellte er die eigenen Kanäle und das Programm vor. Für die Vorstellungsrunde der Gäste hatte sich eine Methode aus der Barcamp-Kultur bewährt: Jede Person nennt ihren Namen und drei Hashtags, die etwas über sie verraten. Das geht schnell, bricht das Eis und liefert oft schon die ersten Gesprächsanlässe.

Die Nachbereitung

Nach dem Treffen wurden die Beiträge unter dem Hashtag gesammelt und zu einer Chronik zusammengestellt, damals häufig mit dem Dienst Storify, der inzwischen eingestellt ist. Der Gastgeber berichtete auf der eigenen Seite oder im Blog, und die Berichte der Teilnehmenden wurden gesammelt und in den Netzwerken geteilt.

Was das Format leisten kann

Für die Gäste bot ein #bookupDE Erlebnisse, die es sonst selten gibt: Stöbern nach Ladenschluss, persönliche Empfehlungen, einen Verlag und seine Menschen kennenlernen und endlich den Buchbegeisterten gegenüberstehen, die man bisher nur aus dem Netz kannte.

Für die Gastgeber war der Nutzen ebenso greifbar. Felix Wegener, der ein Treffen beim Verlag arsEdition mitorganisierte, nannte die Möglichkeit, ein Bookup durchzuführen, für Firmen der Buchbranche „ein fast perfekter Transport vom Analogen zum Digitalen“. Die Gäste hören die Geschichte des Hauses, sehen besondere Produkte und kommen zugleich direkt ins Gespräch. Die Stadtbücherei Hilden meldete nach ihrem Treffen auf Twitter: „#bookupDE sei Dank, 20 neue Likes auf #facebook und 10 neue Follower in dieser Woche!“

Wo die Grenzen liegen

Ein Onliner macht noch kein #bookupDE. Fehlen die Menschen, die live berichten, bleibt das Treffen eine nette Veranstaltung ohne Echo im Netz. Die Größe ist dagegen zweitrangig: arsEdition begrüßte rund 50 Gäste, in Hilden waren es etwa zehn, und beide Treffen gelten als gelungen.

Offen blieb die Frage, wie viele der neuen Follower nach einem solchen Nachmittag auch wirklich in den Laden zurückkamen – eine Zahl, die kein Hashtag misst.

#bookupDE organisieren: Tipps für Gastgeber und Onliner zum Ablauf